企業(yè)檔案信息服務(wù)研究與設(shè)計
企業(yè)檔案信息服務(wù)研究與設(shè)計
航天信息化
企業(yè)檔案信息服務(wù)現(xiàn)狀
目前很多企業(yè)尤其大型企業(yè)采用多級管理架構(gòu)，雖然企業(yè)內(nèi)部會自上而下貫徹一些標(biāo)準(zhǔn)與要求，但由于分工不同，每一層級產(chǎn)生的信息資源和管理重點各有不同，信息化管理自成體系，縱向級間信息交流需求不多，橫向信息共享被組織機構(gòu)實體分割打斷，縱向信息反映不靈敏，橫向重復(fù)建設(shè)與管理，信息資源和信息化建設(shè)力量分散。
隨著信息化的迅猛發(fā)展，企業(yè)傳統(tǒng)業(yè)務(wù)流程大面積重組，有些環(huán)節(jié)甚至已取消，產(chǎn)生于各類應(yīng)用系統(tǒng)和個人電腦中的數(shù)字化信息資源已經(jīng)成為企業(yè)各領(lǐng)域工作中的主角，其中包括大量的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)，而大部分紙質(zhì)資源都是由這些原始信息打印生成，信息資源已經(jīng)發(fā)生了本質(zhì)變化。目前，跟隨中國制造2025的規(guī)劃，企業(yè)也在積極爭取適應(yīng)信息化潮流，工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)、柔性制造、大數(shù)據(jù)應(yīng)用、云計算服務(wù)等規(guī)劃和實踐都在不同的領(lǐng)域和層級展開。
1企業(yè)檔案信息服務(wù)概況
檔案部門主要以服務(wù)本單位業(yè)務(wù)活動為己任，承擔(dān)本單位業(yè)務(wù)流程中的一個環(huán)節(jié)——現(xiàn)行文件管理，兼顧本單位綜合文件歸檔利用，但隨著本單位信息化流程的重組，電子現(xiàn)行文件的管理由信息系統(tǒng)承擔(dān)，部分紙質(zhì)現(xiàn)行文件還需要人工介入，服務(wù)的范圍局限在本單位，現(xiàn)行文件和當(dāng)前檔案利用的根本區(qū)別在于現(xiàn)行文件提供的是應(yīng)用，檔案提供的是重用。
各級檔案部門的管理對象普遍以傳統(tǒng)紙質(zhì)文檔為主，現(xiàn)有檔案系統(tǒng)主要適用于檔案部門內(nèi)部的工作處理、歸檔文件的元數(shù)據(jù)管理和數(shù)字化工作，本單位內(nèi)部的應(yīng)用方式仍以實體借閱服務(wù)和編研出版物為主。
有些單位根據(jù)工作需要將檔案部門與其他部門進行了人員機構(gòu)的重組，但在實際工作中相互借力并不多見，在檔案管理發(fā)展和服務(wù)創(chuàng)新中，現(xiàn)階段人員機構(gòu)的合并還沒有體現(xiàn)出更多優(yōu)勢。
2企業(yè)檔案信息服務(wù)內(nèi)容
檔案服務(wù)形式還是以實體內(nèi)容為主，信息化內(nèi)容為輔，以非結(jié)構(gòu)化內(nèi)容為主，結(jié)構(gòu)化內(nèi)容為輔。無論是形式還是內(nèi)容都和企業(yè)的發(fā)展需求存在較大差距，和檔案業(yè)務(wù)發(fā)展要求存在較大差距。
（1）檔案實體服務(wù)
傳統(tǒng)檔案服務(wù)中，對外提供服務(wù)最主要的內(nèi)容是已歸檔的紙質(zhì)文件等實體，實體在檔案部門按門類管理，檔案部門在提供服務(wù)時的主要任務(wù)是利用檢索工具找到文件而不是找信息，檔案提供的信息關(guān)聯(lián)性差，不能滿足用戶對信息全方位、多角度、高效率獲取的需求。所以無論是非結(jié)構(gòu)化文檔，還是板結(jié)構(gòu)化視頻，對檔案部門來說都沒有區(qū)別。而且因為沒有歸檔數(shù)據(jù)的概念，無法提供實體以外的結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)服務(wù)。
（2）條目數(shù)據(jù)庫檢索
檔案部門自身為了檢索檔案，建立數(shù)據(jù)庫，其各項字段主要是檔案整理與管理的登記信息，形成條目數(shù)據(jù)庫，幫助檔案人員定位實體，也可篩選必要字段對外部用戶提供服務(wù)，數(shù)據(jù)庫中的分類和很多字段項不易被廣泛理解，條目數(shù)據(jù)庫主要服務(wù)于檔案部門內(nèi)部，這是檔案部門目前應(yīng)用到的最主要的結(jié)構(gòu)化信息資源。
（3）數(shù)字化檔案應(yīng)用
這是檔案部門能夠提供的非結(jié)構(gòu)化信息資源之一，是建立在實體管理基礎(chǔ)之上的信息服務(wù)。數(shù)字化資源制作的初衷是提高檔案抗風(fēng)險的生存能力，因此普遍是版式圖像文件，確保不能被改動，部分數(shù)字化實體能夠提供全文檢索服務(wù)，大部分數(shù)字化資源沒有被用于用戶利用，而是作為資源備份存在。且主要以版式圖像為主，除了看內(nèi)容，已經(jīng)無法再實際應(yīng)用了，只重憑證作用，限制了檔案提供重用的作用。
（4）現(xiàn)行文件服務(wù)
現(xiàn)行文件服務(wù)以下級單位檔案部門為主。檔案部門的服務(wù)內(nèi)容是各類紙質(zhì)文件，對紙質(zhì)文件的傳遞、分發(fā)、更改、登記進行管理。現(xiàn)行文件服務(wù)是檔案部門融入企業(yè)業(yè)務(wù)流程的最主要形式，但隨著數(shù)字化企業(yè)的實現(xiàn)，紙質(zhì)文件的管理需求面臨逐漸萎縮的前景。
（5）編研出版物利用
不局限于歸檔實體的信息，根據(jù)目標(biāo)出版物的需要，聯(lián)合相關(guān)業(yè)務(wù)部門進行項目組織管理，最終以紙質(zhì)出版物的形式對外提供，內(nèi)容以企業(yè)歷史與發(fā)展、業(yè)務(wù)活動紀(jì)實為主，格式固定，應(yīng)用范圍有限，人力與時間投入較高，時效性差，組織協(xié)同的難度較大，應(yīng)用效果很難掌握。
（6）專題數(shù)據(jù)庫利用
本質(zhì)上是結(jié)構(gòu)化信息服務(wù)，主要依托現(xiàn)有檔案系統(tǒng)完成，但還沒有形成規(guī)范的方法和要求，選題內(nèi)容比較隨意，主要也是以歸檔實體中信息為主，按專題進行摘選匯總，建立數(shù)據(jù)庫。但由于與信息系統(tǒng)的關(guān)聯(lián)度很高，在一定程度上限制了非檔案人員的利用。
（7）檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)
主要目的是為了使歸檔實體在完整性、有效性、系統(tǒng)性等方面達到檔案管理的標(biāo)準(zhǔn)和要求，信息服務(wù)的內(nèi)容包括制定規(guī)定、標(biāo)準(zhǔn)，現(xiàn)場指導(dǎo)、項目歸檔驗收等，實際操作中很難實現(xiàn)業(yè)務(wù)指導(dǎo)的前置，造成業(yè)務(wù)部門后期增、補、改的預(yù)立卷工作壓力增大，這反映了檔案管理要求和企業(yè)管理體系和實際業(yè)務(wù)的融合不足，各類業(yè)務(wù)形成文檔的管理要求還不夠細化，檔案部門主動研究其他業(yè)務(wù)的意識仍有欠缺等。
3企業(yè)檔案信息服務(wù)管理中的問題
企業(yè)檔案部門還沒有對檔案信息服務(wù)進行系統(tǒng)性的分類，對信息服務(wù)概念缺乏認識，對影響服務(wù)的因素沒有分析，對檔案管理成本的科學(xué)計算不足，這些從根本上影響了服務(wù)效果的評價。一般情況下，檔案部門會對檔案借閱工作進行統(tǒng)計，但沒有適當(dāng)?shù)氖侄蝸慝@取借閱使用效果，除了在一些有經(jīng)濟價值介定的活動，定量統(tǒng)計難以轉(zhuǎn)化為定性的評價，其他形式的檔案信息服務(wù)幾乎無法評價。
檔案評價的目的是為了企業(yè)提高對檔案工作的重視，提升檔案部門自身價值，從另一個角度看只要檔案信息服務(wù)能嵌入主要業(yè)務(wù)流，成為不可缺失的一環(huán)，檔案服務(wù)流程在企業(yè)主要流程中的比例越高，不可替代的地位越明顯，檔案部門獲得的撥款就會越穩(wěn)定，檔案服務(wù)的價值體現(xiàn)就會越高。
一些企業(yè)對檔案部門設(shè)定經(jīng)營指標(biāo)，使檔案部門更加重視短期利益，檔案服務(wù)效果評價等價為真金白銀的經(jīng)濟價值，檔案部門難以開展需要長期研究和沉淀的業(yè)務(wù)，檔案工作無形之中偏離了傳統(tǒng)意義上的檔案服務(wù)，但確實反映了企業(yè)發(fā)展的需求，逼迫檔案部門進行業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型，檔案部門必須主動研究相應(yīng)思路。
（2）人員結(jié)構(gòu)缺陷
做好企業(yè)檔案信息服務(wù)，需要借助多學(xué)科、多專業(yè)的知識集思廣益、創(chuàng)新突破，尤其是要和信息化新技術(shù)、新概念相融合，這是檔案理論研究的短板。而企業(yè)的檔案部門不但要完成企業(yè)下達的經(jīng)營指標(biāo)，還要借助大量人力完成傳統(tǒng)日常工作。表面上反映出來的理論研究力量薄弱的現(xiàn)象，深層次的原因是由于現(xiàn)有檔案部門知識結(jié)構(gòu)單一、對企業(yè)信息資源管理的要求不明確、對自身在新環(huán)境下的定位不清晰造成的。理論研究滯后不能促進信息服務(wù)工作水平提升。
企業(yè)檔案信息服務(wù)發(fā)展趨勢分析
企業(yè)面臨轉(zhuǎn)型，而轉(zhuǎn)型發(fā)展是信息技術(shù)發(fā)展、社會結(jié)構(gòu)變革、國家發(fā)展需要和企業(yè)自身生存需要共同作用的結(jié)果，檔案信息服務(wù)的發(fā)展必須緊跟企業(yè)轉(zhuǎn)型的節(jié)奏，細化用戶分類和訴求，與時俱進。
1數(shù)據(jù)時代的到來
當(dāng)今時代數(shù)據(jù)資源已經(jīng)變?yōu)槠髽I(yè)自身發(fā)展和市場競爭的基礎(chǔ)，這促使企業(yè)更加重視數(shù)字資源的積累和快速應(yīng)用，面對面的交流會被越來越多的網(wǎng)上分享取代，檔案工作必須順應(yīng)時代要求，改變傳統(tǒng)以文檔管理的服務(wù)方式、變革以編研成果這種非結(jié)構(gòu)化信息資源作為主動服務(wù)手段的模式，向提供高效數(shù)據(jù)服務(wù)、自動化的模式挖掘的方向轉(zhuǎn)變，傳統(tǒng)的文檔只能成為未來信息資源的一小部分，這意味著檔案數(shù)字化工作為了服務(wù)應(yīng)用必將向數(shù)據(jù)化工作延伸發(fā)展。而大數(shù)據(jù)平臺的相關(guān)技術(shù)實現(xiàn)將為檔案部門或其他信息資源管理者開辟一個新天地，同時將迫使檔案部門從一個單純的資源管理者向多種資源的應(yīng)用者轉(zhuǎn)變。
2新業(yè)務(wù)帶來新的信息管理流程
在嚴酷的市場競爭中，企業(yè)的產(chǎn)品研制效率和產(chǎn)品的售后服務(wù)能力將大幅度提升，企業(yè)的盈利重點將有可能從單一的產(chǎn)品研制向產(chǎn)品售后服務(wù)方面并行發(fā)展，產(chǎn)品從系列化發(fā)展向定制化發(fā)展將成為可能，這勢必產(chǎn)生很多新的業(yè)務(wù)流程，這些新的流程產(chǎn)生新的信息，帶動新的服務(wù)，創(chuàng)造新的崗位機會，同步催生多種信息服務(wù)形式。
3企業(yè)檔案職能的重新定位
檔案業(yè)務(wù)要在企業(yè)變革中更有價值，就必須提升服務(wù)的范圍、能力、質(zhì)量，傳統(tǒng)檔案工作的一個關(guān)鍵點在于企業(yè)主要的業(yè)務(wù)流程中的定位，但是隨著信息化的應(yīng)用、業(yè)務(wù)流程的重組使得原有的位置面臨消失或替代的可能，檔案部門的服務(wù)不再具有原來的價值。因此檔案部門為了自身的發(fā)展必須有打破條條框框的勇氣，拓展管理資源類型范圍，利用多部門整合的機會在信息化發(fā)展規(guī)劃中拓展能力，爭取把握住“資源管控者”、“資源規(guī)劃者”的角色定位，在信息化重組的業(yè)務(wù)流程中找到新的位置，不局限作一個“重用”工作中的服務(wù)提供者，還要前移成為“應(yīng)用”工作中的服務(wù)執(zhí)行者，能否成為重組后工作流程中的一環(huán)將成為關(guān)鍵。
企業(yè)檔案信息服務(wù)需求分析
1企業(yè)發(fā)展對檔案信息服務(wù)的需求
研究檔案服務(wù)，必須站在企業(yè)信息應(yīng)用的高度來辨識需求，企業(yè)對信息的應(yīng)用簡單分為三個方面：對外與用戶相關(guān)的信息應(yīng)用；對內(nèi)與企業(yè)實力相關(guān)的信息應(yīng)用；企業(yè)不同維度之間的信息應(yīng)用。
A. 與用戶相關(guān)的信息應(yīng)用需求
產(chǎn)品信息。不同的產(chǎn)品對應(yīng)不同的用戶、不同的管理模式和工作流程，但共同點在于用戶對提高產(chǎn)品質(zhì)量和售后服務(wù)水平的需求，這就要求企業(yè)對產(chǎn)品交付用戶情況，以及用戶使用產(chǎn)品情況的掌握，甚至是產(chǎn)品使用過程中相關(guān)傳感器收集的數(shù)據(jù)，同時還要建立產(chǎn)品的可回溯性管控，提前維護保養(yǎng)服務(wù)需求的分析預(yù)判，產(chǎn)品問題反饋和升級渠道，這些產(chǎn)品信息獲得和管理、渠道的建立與應(yīng)用是建立企業(yè)新型商業(yè)模式的基礎(chǔ)，甚至可以直接轉(zhuǎn)化為市場價值，是企業(yè)未來在信息資源領(lǐng)域的必爭之地。
用戶信息。不同用戶對產(chǎn)品的日常使用方式、應(yīng)用環(huán)境、管理情況直接影響產(chǎn)品的用戶體驗，關(guān)系到產(chǎn)品的市場口碑，左右了產(chǎn)品的改進升級計劃，因此企業(yè)必須在獲取用戶基本信息的基礎(chǔ)上，開展用戶行為分析工作，并與產(chǎn)品信息進行關(guān)聯(lián)，找出不同用戶在產(chǎn)品應(yīng)用中的邏輯，細化出用戶產(chǎn)品需求，為定制化的產(chǎn)品提供支撐。
市場信息。透明的市場信息是企業(yè)參與競爭的信息高地，它包括對競爭對手、同類產(chǎn)品、潛在用戶需求、原材料行情、相關(guān)產(chǎn)業(yè)動態(tài)、協(xié)作伙伴情況的全面掌握，再結(jié)合產(chǎn)品信息和用戶信息，能為企業(yè)的運營管理提供必要決策依據(jù)，在這方面企業(yè)還有很多發(fā)展空間。
B. 與企業(yè)實力有關(guān)的信息應(yīng)用需求
技術(shù)信息。技術(shù)信息的價值體現(xiàn)了企業(yè)核心競爭力的強弱，大部分是在不同的專業(yè)領(lǐng)域的信息系統(tǒng)或個人電腦中控制，企業(yè)已經(jīng)投入了大量的精力進行相關(guān)的信息化建設(shè)，再造了業(yè)務(wù)流程，為解決以產(chǎn)品為目標(biāo)物的方向上打通了部分信息流，但在知識積累進而促進技術(shù)螺旋式的發(fā)展方面還存不足，尤其是部門級的知識積累和借鑒方面效能不足，存在潛在應(yīng)用的需求。
生產(chǎn)信息。包括生產(chǎn)計劃信息、產(chǎn)品結(jié)構(gòu)信息、工藝流程信息、車間管理信息、產(chǎn)品檢測信息等，這部分信息與技術(shù)信息情況類似，已經(jīng)進行了較大規(guī)模的信息系統(tǒng)建設(shè)和流程重組，但部門級的知識積累利用還不夠，同時還需要按照質(zhì)量要求進行產(chǎn)品層面的數(shù)據(jù)積累重用，以便產(chǎn)品系列化發(fā)展，方便與產(chǎn)品使用信息進行質(zhì)量回溯。
資源信息。主要包括物資、設(shè)備、人員、資金四方面，企業(yè)的一般思路是通過信息統(tǒng)籌管理實現(xiàn)資源高效利用，節(jié)約成本，表現(xiàn)在對設(shè)備、物資、場地環(huán)境等資源，利用物聯(lián)網(wǎng)、工業(yè)互聯(lián)網(wǎng)等技術(shù)實現(xiàn)硬件數(shù)據(jù)采集；對人員、資金、庫存等資源信息，則利用各類專業(yè)信息系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)采集，再利用企業(yè)資源管理系統(tǒng)（ERP）進行總體的調(diào)配與應(yīng)用。
C. 企業(yè)不同維度間管理信息應(yīng)用需求
企業(yè)內(nèi)部管理信息。企業(yè)內(nèi)部的管理信息包含行政、計劃、財務(wù)管理等方面，它們是由各級機關(guān)產(chǎn)生，用于支撐企業(yè)正常運轉(zhuǎn)，因此企業(yè)關(guān)注的是不斷提升部門內(nèi)和跨部門的溝通協(xié)調(diào)效率和由上而下的執(zhí)行力，在這種目的作用下，這類信息資源應(yīng)該向著部門內(nèi)知識積累、跨部門協(xié)同應(yīng)用，以及維護信息資源的憑證作用方向發(fā)展。
企業(yè)間縱向信息。縱向信息是指企業(yè)內(nèi)部不同級單位之間的業(yè)務(wù)活動產(chǎn)生的信息，在多級組織體系結(jié)構(gòu)中，通常上級向下級傳達管理信息，相應(yīng)的路徑已建立，較為成熟；下級對上要負責(zé)信息報送的任務(wù)，上級單位對報送信息進行存儲、分析以及再上報等工作，對于這類需求，首先要求下級單位的信息反應(yīng)時間要快速，上報內(nèi)容準(zhǔn)確全面，而上級單位根據(jù)實際業(yè)務(wù)要預(yù)留上報的信息路徑、存儲管理空間、信息分析工具，兩級單位之間要有信息封裝與解析的協(xié)定。
企業(yè)橫向信息。這種橫向的應(yīng)用有兩個維度，一個維度是企業(yè)間的橫向信息聯(lián)絡(luò)，另一個維度是不同網(wǎng)絡(luò)、國內(nèi)與國外、企業(yè)與用戶的信息聯(lián)絡(luò)，這兩種維度在各級單位都有應(yīng)用。對于企業(yè)間的信息應(yīng)用，主要用于企業(yè)間業(yè)務(wù)協(xié)調(diào)、合作，這類業(yè)務(wù)對信息服務(wù)的需求包括信息管控、信息交換等。第二個維度的信息應(yīng)用包括開放網(wǎng)絡(luò)環(huán)境的信息資源管理建設(shè)、企業(yè)與不同用戶的信息交互渠道建設(shè)、信息轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)封裝與解析、跨網(wǎng)數(shù)據(jù)交換、由外向內(nèi)的信息共享等。
2企業(yè)檔案工作自身發(fā)展的需求
A. 拓展管理范圍
傳統(tǒng)檔案工作主要負責(zé)非結(jié)構(gòu)化信息資源管理已經(jīng)不適應(yīng)數(shù)據(jù)時代的要求，檔案部門若要提供高效的數(shù)據(jù)形式的信息服務(wù)，必須首先拓展自己管控的資源范圍，將結(jié)構(gòu)化信息、半結(jié)構(gòu)化信息納入視野，緊隨各項業(yè)務(wù)發(fā)展，以企業(yè)需求為導(dǎo)向，以信息應(yīng)用為發(fā)展目標(biāo)，不局限信息資源在物理上的統(tǒng)一管控，而要習(xí)慣于邏輯上的統(tǒng)一。在業(yè)務(wù)標(biāo)準(zhǔn)上，要積極拓寬專業(yè)覆蓋領(lǐng)域，細化以信息分類為導(dǎo)向的管理要求，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)方面，不再依賴檔案系統(tǒng)作為唯一的信息管理源，只將其作為非結(jié)構(gòu)化文件管理的一個工具，實踐多系統(tǒng)的數(shù)據(jù)管理、采集、利用等工作。
B. 更新服務(wù)理念與手段
認真分析企業(yè)信息服務(wù)需求，改變被動、低效、低價值的信息服務(wù)理念，努力將檔案信息服務(wù)融入到企業(yè)必須的業(yè)務(wù)流程中，將檔案的概念泛在化，將服務(wù)的概念擴大化，采集與利用同步化，用新理念帶動新服務(wù)；在服務(wù)手段上要充分利用信息技術(shù)，為用戶提供以數(shù)據(jù)實時應(yīng)用為主的信息化服務(wù)手段，深化專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)為部門知識管理提供使用工具，開拓多種媒體復(fù)合的二次、三次信息資源，引進數(shù)據(jù)分析挖掘工具，實現(xiàn)數(shù)據(jù)采集與分析實時開展的能力。
C. 應(yīng)用新技術(shù)
利用大數(shù)據(jù)、云平臺等技術(shù)，為檔案的管理和利用提供底層的技術(shù)平臺，將原有檔案系統(tǒng)和各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)都作為資源采集對象，通過對應(yīng)用領(lǐng)域的研究，豐富分析挖掘手段，不斷完善數(shù)據(jù)管理結(jié)構(gòu)。積極開展產(chǎn)品信息與用戶信息的管理，掌握一批企業(yè)在信息交互、知識管理中實用的信息技術(shù)，通過檔案部門的信息服務(wù)為企業(yè)創(chuàng)造實際效益。
D. 尋找新定位
信息化咨詢服務(wù)。檔案信息服務(wù)不能脫離企業(yè)實際業(yè)務(wù)需求，檔案部門要跟蹤各部門業(yè)務(wù)發(fā)展，深化對企業(yè)各類業(yè)務(wù)知識的理解，熟悉各類業(yè)務(wù)流程，明確企業(yè)各部門各崗位的知識點，這些都是幫助企業(yè)級、部門級建立知識管理的前提基礎(chǔ)。這些能力的提高將促使檔案部門成為企業(yè)信息化建設(shè)中一支重要的業(yè)務(wù)咨詢力量，這會使檔案部門與信息化部門更為緊密的結(jié)合到一起，幫助企業(yè)在業(yè)務(wù)流程打通的同時保管好、利用好信息資源。
數(shù)據(jù)組織與應(yīng)用。檔案部門應(yīng)改變?nèi)藛T知識結(jié)構(gòu)，適應(yīng)企業(yè)新的業(yè)務(wù)流程，逐步實現(xiàn)數(shù)據(jù)組織、數(shù)據(jù)產(chǎn)品制作、數(shù)據(jù)分析服務(wù)的能力，在企業(yè)針對用戶的產(chǎn)品活動中確立新的業(yè)務(wù)職能。
E. 結(jié)合經(jīng)濟效益
實際工作中檔案服務(wù)內(nèi)容必須考慮能否轉(zhuǎn)換為能夠評價指標(biāo)、能否計算的經(jīng)濟效益，而獲取經(jīng)濟利益也是企業(yè)發(fā)展所必須的，這就要求檔案服務(wù)必須進行長遠規(guī)劃和短期利益的平衡，遠近兼顧發(fā)展業(yè)務(wù)，遠期的規(guī)劃可以在業(yè)務(wù)發(fā)展建設(shè)過程中不斷轉(zhuǎn)化為眼前的利益，這樣就能為檔案服務(wù)，甚至是檔案業(yè)務(wù)發(fā)展尋找到一條可持續(xù)發(fā)展的路徑。
企業(yè)檔案信息服務(wù)發(fā)展思路
1深化企業(yè)檔案信息服務(wù)內(nèi)容
在已有檔案信息服務(wù)內(nèi)容基礎(chǔ)上深化和拓展，以更好地融入企業(yè)未來業(yè)務(wù)流程作為主要指導(dǎo)思想，以滿足企業(yè)發(fā)展需求，實現(xiàn)檔案服務(wù)增值效益為目標(biāo)，主要包括以下六方面內(nèi)容。
（1）尋求新定位，融入新流程
首先應(yīng)明確企業(yè)中檔案部門信息資源管理者的基本定位，以此為出發(fā)點，在對外與用戶相關(guān)的信息應(yīng)用、對內(nèi)與企業(yè)實力相關(guān)的信息應(yīng)用、企業(yè)不同維度之間的信息應(yīng)用這三個主要信息需求方向上，找到信息服務(wù)的流程和資源集結(jié)管理的節(jié)點，全方位布局，幫助相關(guān)業(yè)務(wù)部門進行科學(xué)的信息資源管理與應(yīng)用規(guī)劃，在新興業(yè)務(wù)領(lǐng)域中嵌入或建立檔案部門新的工作流程，在新流程中明確位置才能拓展服務(wù)內(nèi)容，才能為檔案部門獲取更多的經(jīng)濟效益，形成新的服務(wù)手段和服務(wù)內(nèi)容，全面拓展檔案服務(wù)范圍和層次，企業(yè)檔案部門不只是各項業(yè)務(wù)的末端，其職能將和政府檔案部門形成明顯的區(qū)別。
（2）多類型數(shù)據(jù)復(fù)合服務(wù)
在拓展檔案管理范圍的基礎(chǔ)上，引入結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理和應(yīng)用、強化半結(jié)構(gòu)化資源管控，深化各類資源融合管理與制作的能力，告別實體資源和紙質(zhì)出版物等傳統(tǒng)服務(wù)內(nèi)容，向信息內(nèi)容服務(wù)進行深化，與新業(yè)務(wù)流程結(jié)合，將復(fù)合信息資源服務(wù)與制作變?yōu)闄n案信息服務(wù)主要內(nèi)容，擴展用戶對信息覆蓋范圍的了解，其基礎(chǔ)是提升多種類型數(shù)據(jù)的組織域管理能力。
（3）專題數(shù)據(jù)庫服務(wù)知識管理
深入理解企業(yè)部門崗位知識管理需求，大力開展部門級作業(yè)文件、企業(yè)級體系文件、企業(yè)內(nèi)部標(biāo)準(zhǔn)的專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)，并補充電子模板和樣例，通過數(shù)據(jù)庫更新維護機制確保數(shù)據(jù)的有效性和一致性，通過條件建設(shè)確保數(shù)據(jù)可視化、表達形式的多樣化，為企業(yè)知識管理落地形成一套工作流程：專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)——>數(shù)據(jù)自維護——>電子工作手冊應(yīng)用——>憑證性數(shù)據(jù)歸檔，檔案部門在其中會負責(zé)非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)、數(shù)據(jù)庫結(jié)構(gòu)建立、憑證數(shù)據(jù)維護等工作，成為企業(yè)知識管理流程中的重要組成部分，而在促進企業(yè)各崗位工作規(guī)范性提升的同時，檔案業(yè)務(wù)指導(dǎo)已融入企業(yè)業(yè)務(wù)發(fā)展建設(shè)中。
（4）電子憑證化服務(wù)
面對眾多跨平臺、跨網(wǎng)域的數(shù)據(jù)交互需求，對電子數(shù)據(jù)的真實性、有效性、完整性的證明要求會越來越高，憑證屬性的保證還能延伸出電子檔案托管的業(yè)務(wù)來，提高檔案部門的服務(wù)能力和效益，而這些需求與檔案部門未來在企業(yè)中的數(shù)據(jù)組織調(diào)配的角色有關(guān)，因此確保信息資源的憑證屬性，對外提供交互、對內(nèi)進行確認，是檔案部門應(yīng)加強和完善的一項重要服務(wù)內(nèi)容。
（5）數(shù)據(jù)分析和挖掘服務(wù)
在完成多種數(shù)據(jù)類型的覆蓋管理后，檔案部門必須對自身掌握的龐大數(shù)據(jù)集合，開展針對不同應(yīng)用方向的數(shù)據(jù)分析和挖掘工作。這種服務(wù)必須面向具體的應(yīng)用，以發(fā)揮大數(shù)據(jù)集合的優(yōu)勢為特點，通過不斷研究更新相應(yīng)的數(shù)學(xué)模型，提供高效實時的分析和預(yù)測，所以這種服務(wù)不局限在為企業(yè)領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)的末端環(huán)節(jié)，它可以面向企業(yè)內(nèi)多種應(yīng)用信息系統(tǒng)，嵌入其中的應(yīng)用環(huán)節(jié)；可以面向企業(yè)上級部門和外部用戶，因此信息分析和挖掘服務(wù)將擁有持久的生命力。
（6）信息化咨詢與服務(wù)
檔案部門是企業(yè)內(nèi)部能夠與所有業(yè)務(wù)部門接觸的機構(gòu)之一，在參與專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)的過程中有條件梳理各專業(yè)的業(yè)務(wù)流程、管理規(guī)范、資源要求，有了這些知識儲備就可以在專業(yè)化工具中展現(xiàn)不同業(yè)務(wù)的信息化建設(shè)需求，并對其進行優(yōu)化，在企業(yè)的業(yè)務(wù)部門和信息化建設(shè)部門之間架設(shè)溝通橋梁，而且由于檔案部門是站在企業(yè)全局進行資源管理的部門，更有利于在信息化規(guī)劃建設(shè)中，統(tǒng)籌建設(shè)方案，避免不必要的重復(fù)建設(shè)內(nèi)容。信息化咨詢服務(wù)對內(nèi)可用于完善企業(yè)信息化管理，對外可提供增值型的咨詢服務(wù)，為企業(yè)創(chuàng)造更多效益。
2建立企業(yè)檔案信息服務(wù)評價機制
企業(yè)中的檔案信息服務(wù)是一項基礎(chǔ)管理工作，它能夠幫助企業(yè)建立渠道，順利完成企業(yè)任務(wù)；能夠幫助企業(yè)自身完善管理，提升管理效率；也能夠帶來直接經(jīng)濟效益。因此檔案信息服務(wù)評價應(yīng)該從多角度展開，同時檔案服務(wù)評價還有引導(dǎo)檔案工作發(fā)展方向的作用。
（1）企業(yè)管理支撐度評價
在企業(yè)管理中，有多少業(yè)務(wù)流程里包含或嵌入了檔案服務(wù)的流程，年度實際發(fā)生業(yè)務(wù)流的總數(shù)量與其中產(chǎn)生檔案服務(wù)流程的比例，就是對檔案服務(wù)在企業(yè)管理中的定量評價，這種評價會引導(dǎo)檔案工作努力轉(zhuǎn)向企業(yè)實際業(yè)務(wù)需求，避免把浪費資源在一些企業(yè)不需要的應(yīng)用中，鼓勵檔案部門更加主動地融入各項業(yè)務(wù)活動中。
（2）經(jīng)濟效益評價
檔案信息服務(wù)產(chǎn)生的產(chǎn)品、交付物等服務(wù)內(nèi)容在企業(yè)經(jīng)營活動中獲得的直接經(jīng)濟收入，與相關(guān)人員成本、管理成本合計后，通過利潤率參與企業(yè)各部門經(jīng)濟效益排名評價。
（3）用戶滿意度評價
收集完整的用戶滿意度，可以作為前兩項評價辦法的有益補充，還能夠幫助檔案部門站在用戶角度發(fā)現(xiàn)不足，完善基礎(chǔ)條件建設(shè)，持續(xù)改進。
3補充完善企業(yè)檔案信息服務(wù)人員結(jié)構(gòu)
為了加強檔案信息服務(wù)，相關(guān)理論研究、規(guī)劃和實施需要多種專業(yè)知識人員參與，這就要求檔案部門改變現(xiàn)有人員知識結(jié)構(gòu)，補充信息化專業(yè)人員，將檔案信息服務(wù)的理念合理地與新技術(shù)整合起來，加快信息化服務(wù)能力提升。
企業(yè)檔案信息服務(wù)提升設(shè)計方案
1設(shè)計思路
企業(yè)檔案信息服務(wù)以融入企業(yè)主營業(yè)務(wù)為目標(biāo)，利用分布式大數(shù)據(jù)平臺實現(xiàn)結(jié)構(gòu)化、半結(jié)構(gòu)化、非結(jié)構(gòu)化檔案信息數(shù)據(jù)的集中跨系統(tǒng)存儲管理，在此基礎(chǔ)上鼓勵檔案信息資源服務(wù)打入企業(yè)關(guān)鍵業(yè)務(wù)工作流中，并有針對性地為新業(yè)務(wù)領(lǐng)域提供直接資源或分析結(jié)果，開辟檔案信息服務(wù)的新局面。企業(yè)與域外用戶的數(shù)據(jù)交互，利用電子文件憑證系統(tǒng)實現(xiàn)聯(lián)通。
2總體架構(gòu)與工作模式
圖1 企業(yè)檔案信息服務(wù)體系總體架構(gòu)圖
（1）大數(shù)據(jù)系統(tǒng)
大數(shù)據(jù)系統(tǒng)主要是由“底層平臺層+上層服務(wù)層”共同組成，底層平臺包括分布式文件系統(tǒng)、分布式數(shù)據(jù)庫系統(tǒng)和分布式編程模式，上層服務(wù)包括數(shù)據(jù)采集、分析、定制、呈現(xiàn)應(yīng)用等功能。目前的大數(shù)據(jù)平臺技術(shù)能夠?qū)崿F(xiàn)業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)跨系統(tǒng)邏輯集中存儲，支持存儲容量動態(tài)擴展，非常適合低密度海量數(shù)據(jù)的分析、挖掘任務(wù)。大數(shù)據(jù)系統(tǒng)可獨立于企業(yè)其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行數(shù)據(jù)分析，在本體系架構(gòu)中，它用于匯總檔案系統(tǒng)、電子文件憑證系統(tǒng)、企業(yè)媒體資源系統(tǒng)和其他各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)，解決了傳統(tǒng)檔案管理對象主要是非結(jié)構(gòu)化文件的問題，還可以分析用戶需求，對數(shù)據(jù)進行跨系統(tǒng)關(guān)聯(lián)推送。檔案部門需要在大數(shù)據(jù)平臺中設(shè)計文件存儲目錄和數(shù)據(jù)存儲結(jié)構(gòu)，使其能夠適應(yīng)企業(yè)各類分析應(yīng)用需求，大數(shù)據(jù)平臺也可開放接口給其他應(yīng)用系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)交互。大數(shù)據(jù)平臺能夠管理豐富的數(shù)據(jù)類型，面向更多的服務(wù)應(yīng)用，幫助檔案部門確立企業(yè)資源管理者的角色。
（2）檔案信息資源層
在檔案信息資源層中包括檔案管理系統(tǒng)、電子文件憑證系統(tǒng)、企業(yè)媒體資源管理系統(tǒng)和其他各類業(yè)務(wù)系統(tǒng)。目前大多數(shù)企業(yè)的檔案系統(tǒng)是為應(yīng)對紙質(zhì)檔案管理開發(fā)的工作平臺，對電子文件管理和應(yīng)用并不能完全適應(yīng)，因此本方案將檔案系統(tǒng)定義為專門負責(zé)紙質(zhì)檔案和實物檔案管理工作的系統(tǒng)。
電子文件憑證系統(tǒng)負責(zé)從其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)或個人電腦中捕獲電子文件，對歸檔電子文件進行規(guī)范管理，利用數(shù)字簽名和封裝技術(shù)實現(xiàn)電子文件的憑證作用和電子文件長期保管，不負責(zé)紙質(zhì)文檔一致性，它可對域外提供數(shù)據(jù)交互的信息服務(wù)；
企業(yè)媒體資源系統(tǒng)負責(zé)多媒體等半結(jié)構(gòu)化信息的管控應(yīng)用。
大數(shù)據(jù)平臺作為檔案系統(tǒng)、電子文件憑證系統(tǒng)、企業(yè)媒體資源系統(tǒng)的數(shù)據(jù)層完成存儲任務(wù)，其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)中的非結(jié)構(gòu)化文件通過電子文件憑證系統(tǒng)歸入，而這些系統(tǒng)中的結(jié)構(gòu)化信息則被大數(shù)據(jù)應(yīng)用層的采集模塊捕獲，存入大數(shù)據(jù)平臺中的分布式動態(tài)數(shù)據(jù)庫。檔案部門依靠大數(shù)據(jù)平臺+檔案管理系統(tǒng)+電子文件憑證系統(tǒng)+企業(yè)媒體資源管理系統(tǒng)形成完整的企業(yè)檔案信息資源。
（3）嵌入檔案服務(wù)流程的應(yīng)用系統(tǒng)
檔案部門利用大數(shù)據(jù)平臺資源覆蓋的優(yōu)勢，可以參與或直接承擔(dān)復(fù)合資源制作的工作流程，這些業(yè)務(wù)流程存在于相應(yīng)的信息系統(tǒng)中，大數(shù)據(jù)平臺可為這些系統(tǒng)提供資源服務(wù)接口，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中為檔案部門分配制作角色，實現(xiàn)檔案信息服務(wù)嵌入相關(guān)業(yè)務(wù)流程的信息服務(wù)拓展目標(biāo)。制作完成的交付物還可以再經(jīng)由電子憑證系統(tǒng)實現(xiàn)對外交接。
（4）應(yīng)用檔案信息分析服務(wù)的應(yīng)用系統(tǒng)
大數(shù)據(jù)平臺集中了企業(yè)大部分數(shù)據(jù)資源，其應(yīng)用的主要目標(biāo)就是跨系統(tǒng)數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)分析和預(yù)測，大數(shù)據(jù)平臺的應(yīng)用層能為不同的業(yè)務(wù)應(yīng)用系統(tǒng)提供數(shù)據(jù)分析結(jié)果和挖掘預(yù)測，再通過呈現(xiàn)子系統(tǒng)提供給業(yè)務(wù)系統(tǒng)進行可視化展示，這就把檔案資源實時鏈接到各類業(yè)務(wù)應(yīng)用中，極大提高了數(shù)據(jù)應(yīng)用的時效性。
（5）檔案信息搜索門戶
由于檔案部門擁有企業(yè)最大規(guī)模的信息集合，因此檔案信息搜索門戶就是企業(yè)的信息資源搜索門戶，在與用戶權(quán)限結(jié)合的基礎(chǔ)上展現(xiàn)用戶搜索到的各類資源，滿足用戶主動發(fā)起的模糊查詢需求，大數(shù)據(jù)應(yīng)用層還可對用戶行為進行分析，根據(jù)分析結(jié)果在權(quán)限范圍內(nèi)為用戶提供相關(guān)信息資源推送服務(wù)，擴大檔案信息的應(yīng)用范圍。
（6）專題數(shù)據(jù)庫&電子出版物
根據(jù)各部門專業(yè)需求，制作復(fù)合資源形式的專題數(shù)據(jù)庫，以崗位作業(yè)文件為主，形成可視化的崗位工作知識經(jīng)驗，將最小業(yè)務(wù)單元作為數(shù)據(jù)模塊，便于按不同業(yè)務(wù)邏輯搭配組合，快速應(yīng)用。根據(jù)各專業(yè)管理和應(yīng)用的實際需要，專題數(shù)據(jù)庫中的部分數(shù)據(jù)模塊組合，能夠按照一定的模板生成版式文件或其他離線電子出版物，便于離線工作中使用。
（7）信息化咨詢服務(wù)
檔案部門根據(jù)對各專業(yè)信息資源管理需求的理解，結(jié)合專題數(shù)據(jù)庫的內(nèi)容，在資源統(tǒng)籌、架構(gòu)統(tǒng)籌的思路下，可以為不同的業(yè)務(wù)設(shè)計優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，并將優(yōu)化的流程轉(zhuǎn)化為信息化建設(shè)功能需求，在信息化建設(shè)中產(chǎn)生新的效益，實現(xiàn)檔案業(yè)務(wù)發(fā)展與信息化發(fā)展深度融合的業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型。
（8）域外數(shù)據(jù)交互
專業(yè)系統(tǒng)的數(shù)據(jù)交互：檔案部門利用專業(yè)數(shù)據(jù)上報或匯總系統(tǒng)，完成域外數(shù)據(jù)交互；
憑證數(shù)據(jù)交互：不同層級之間可以借助電子憑證系統(tǒng)實現(xiàn)數(shù)據(jù)封裝、傳遞和接收，對真實性、有效性查驗。電子文件憑證系統(tǒng)中要對數(shù)據(jù)交互業(yè)務(wù)進行審批，確保安全。
3主要服務(wù)流程
（1）業(yè)務(wù)系統(tǒng)中嵌入檔案服務(wù)流程
圖2 業(yè)務(wù)系統(tǒng)嵌入檔案服務(wù)流程
本流程主要針對需要多種數(shù)字資源進行整合制作的情況設(shè)定，檔案人員在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中有管理角色，業(yè)務(wù)系統(tǒng)需要與大數(shù)據(jù)平臺接口，業(yè)務(wù)系統(tǒng)利用接口調(diào)取檔案數(shù)據(jù)資源，完成制作相關(guān)交付物。電子憑證系統(tǒng)是企業(yè)對外交付電子信息的正式出口。
（2）應(yīng)用檔案分析服務(wù)流程
業(yè)務(wù)系統(tǒng)自動調(diào)用大數(shù)據(jù)平臺的分析工具，大數(shù)據(jù)平臺根據(jù)收集到的實時資源數(shù)據(jù)，代入數(shù)學(xué)模型進行計算分析，在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中提供可視化展示和關(guān)聯(lián)結(jié)果推送服務(wù)。分析結(jié)果應(yīng)用后，檔案部門根據(jù)業(yè)務(wù)應(yīng)用情況找到參數(shù)運行的偏差，適時更新模型設(shè)計，提高業(yè)務(wù)分析準(zhǔn)確性。
圖3 應(yīng)用檔案分析服務(wù)流程
（3）專題庫服務(wù)流程
圖4 專題庫服務(wù)流程
專題數(shù)據(jù)庫建設(shè)以部門級知識應(yīng)用為主要方向，數(shù)據(jù)庫服務(wù)與建設(shè)維護是相互嵌套的過程，檔案部門按照業(yè)務(wù)部門需求建立初始數(shù)據(jù)庫版本，業(yè)務(wù)部門可根據(jù)業(yè)務(wù)發(fā)展情況，自行動態(tài)維護數(shù)據(jù)庫，這樣就能使數(shù)據(jù)庫的數(shù)據(jù)保持時效性、準(zhǔn)確性，避免檔案人力不足造成數(shù)據(jù)失效無法應(yīng)用的局面。在專題數(shù)據(jù)庫的基礎(chǔ)上借助電子文件憑證系統(tǒng)形成電子出版物，可以將結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)歸檔為非結(jié)構(gòu)化文件，更便于在各種離線環(huán)境中應(yīng)用。
4方案實施條件
（1）明確角色，擴大管理范圍
檔案信息服務(wù)是檔案管理內(nèi)容的外在體現(xiàn)，提升檔案信息服務(wù)必須在檔案部門明確企業(yè)信息資源管理者和規(guī)劃者這樣的角色定位基礎(chǔ)上擴大管理范圍，將非結(jié)構(gòu)化和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)資源納入檔案管理范疇，不局限在一個系統(tǒng)中進行資源統(tǒng)籌管控，應(yīng)搭建業(yè)務(wù)管理、資源積累、應(yīng)用設(shè)計、服務(wù)實施的多層次檔案信息化管理服務(wù)平臺，適應(yīng)企業(yè)未來信息化環(huán)境，為提升檔案服務(wù)能力提供必要的支撐。
（2）轉(zhuǎn)變觀念
在企業(yè)中發(fā)展檔案業(yè)務(wù)必須適應(yīng)企業(yè)發(fā)展需要，轉(zhuǎn)變被動等待的觀念，檔案工作要爭取盡可能多的體現(xiàn)在主干業(yè)務(wù)中，服務(wù)主干業(yè)務(wù)；充分體現(xiàn)檔案在知識積累、資源調(diào)配中的優(yōu)勢；注重企業(yè)提高時效性的必然趨勢；提升電子信息憑證化的技術(shù)能力；確保檔案部門在企業(yè)的關(guān)鍵業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)中能夠進行資源管控，不斷延伸服務(wù)職能，提升檔案專業(yè)話語權(quán)。
（3）補充信息化人員
補充信息化專業(yè)人員，在平臺建設(shè)、數(shù)據(jù)分析、咨詢研究等方面發(fā)揮作用，對檔案部門知識結(jié)構(gòu)進行信息化更新；利用檔案平臺建設(shè)的成果進行產(chǎn)品化推廣、信息化咨詢服務(wù)，擴大檔案服務(wù)附加效益。
5方案實施建議
（1）企業(yè)分級實施建議
多級管理體系的企業(yè)檔案工作應(yīng)設(shè)立總體領(lǐng)導(dǎo)機構(gòu)，一方面應(yīng)完善檔案信息服務(wù)的考核評價機制，鼓勵引導(dǎo)下級單位檔案業(yè)務(wù)與企業(yè)主干業(yè)務(wù)融合，鼓勵檔案部門與信息化部門的人員、項目融合，在機制上創(chuàng)造檔案業(yè)務(wù)轉(zhuǎn)型升級的環(huán)境氛圍；另一方面可領(lǐng)導(dǎo)各級單位在電子信息憑證規(guī)范建設(shè)上取得共識，統(tǒng)一本企業(yè)不同層級數(shù)據(jù)交換基本要求；第三方面對本級檔案信息服務(wù)可從建設(shè)部門級知識數(shù)據(jù)庫方面突破，與決策支持業(yè)務(wù)進行整合，并在信息化規(guī)劃建設(shè)中尋求結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)管理的平臺建設(shè)機會。
下級單位在管理中要根據(jù)本單位的實際情況制定考核鼓勵政策，有側(cè)重的制定發(fā)展規(guī)劃，爭取檔案部門的角色定位調(diào)整，帶領(lǐng)制定本單位電子信息交互標(biāo)準(zhǔn)；在平臺建設(shè)方面應(yīng)以電子文件憑證系統(tǒng)、企業(yè)媒體資源館控系統(tǒng)、大數(shù)據(jù)平臺系統(tǒng)為主要方向；在實施應(yīng)用方面要以檔案信息分析服務(wù)、企業(yè)搜索門戶、部門級知識庫及電子出版物為主要方向。
下級單位檔案部門要全面分析本單位主營業(yè)務(wù)、信息資源類型，將嵌入服務(wù)流程作為拓展檔案信息服務(wù)的主要突破口，加強與本單位信息化部門的結(jié)構(gòu)整合，規(guī)劃完善本單位數(shù)據(jù)中心，爭取通過相應(yīng)的平臺補充建設(shè)，擴大檔案部門對非結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)和半結(jié)構(gòu)化數(shù)據(jù)的管理范圍；同時投入力量開展部門級知識庫建設(shè)和電子憑證系統(tǒng)級電子出版物應(yīng)用建設(shè)，建立數(shù)據(jù)交互通道。
（2）提升企業(yè)檔案信息服務(wù)業(yè)務(wù)方向選擇
提升企業(yè)檔案信息服務(wù)可首先選擇企業(yè)正在或即將開展的信息化業(yè)務(wù)建設(shè)環(huán)節(jié)，比如產(chǎn)品信息、用戶信息、市場信息類的業(yè)務(wù)系統(tǒng)建設(shè)中進行配套平臺建設(shè)，以便將檔案信息服務(wù)流程設(shè)計到這些新的信息系統(tǒng)中，將檔案需要管控的資源統(tǒng)籌起來。這就要求檔案部門主動研究新業(yè)務(wù)，大膽提出新設(shè)想，利用各種渠道爭取機會，完善思路。
檔案部門也可以結(jié)合本單位實際情況，綜合分析各項業(yè)務(wù)的信息資源流向和管理缺陷，在數(shù)據(jù)輸入輸出、資源整合管理、部門知識服務(wù)等方面提供業(yè)務(wù)系統(tǒng)完善補充需求，實現(xiàn)業(yè)務(wù)管理和檔案信息服務(wù)的共同發(fā)展。
