東軟檔案業務高級分析師周曉音：如何解讀新《會計檔案管理辦法》？
本文作者：東軟集團 檔案業務高級分析師 周曉音
你好，新《會計檔案管理辦法》
2015年12月11日，以財政部、國家檔案局令第79號發布了新的《會計檔案管理辦法》（下稱新辦法），已于2016年1月1日施行。新辦法經由財政部部務會議、國家檔案局局務會議修訂《會計檔案管理辦法》（財會字[1998]32號）（下稱老辦法）通過形成。
通過對新辦法內容的學習、與北京檔案局專家等的交流后，現將個人對新辦法的一些理解做如下總結：
原有的管理辦法已無法適應檔案管理發展的需要
隨著我國信息技術的廣泛應用，會計檔案的內容范圍、承載形式、管理手段、利用方式均發生了較大變化，原有的管理辦法已無法適應檔案管理發展的需要，主要表現在一些以下幾個方面：
1、企事業單位信息化水平程度日益提升，越來越多的會計憑證、賬簿、報表等會計資料以電子形式產生、傳輸、保管，形成了大量電子會計檔案。例如：像聯通這種信息化程度較高的公司，可以為客戶提供電子的會計憑證。再比如，越來越多的企業逐漸替代手工編制紙質報表的方式，利用計算機形成電子報表。這些都體現了會計業務本身隨之信息化的發展，會產生大量的電子會計檔案。對于這類檔案，需要予以規范。
2、隨之會計法律法規、檔案管理規范標準的不斷完善，以及會計業務辦理方式的轉變，老辦法的有關內容已不再適用。會計檔案的范圍、保管、利用、銷毀等方面的規定都需要予以調整或完善。
基于上述問題，財政部、國家檔案局等相關部門展開多次的研討，并組織信息化程度較高的企業和地區開展試點工作，先后向社會兩次公開征求意見，最終形成新辦法。
行文方式
本次新的辦法的行文方式為“令”。“令”不同于“辦法”、“通知”，其法律效應更強，并且必須執行。
調整內容
1、完善了會計檔案的定義和歸檔范圍
定義：明確在會計核算等過程中接收或形成的。其中蘊含了接收方式和來源的變化。
接收方式：可以從會計核算系統中直接接收電子會計檔案。在新辦法之前，都需要將電子會計檔案打印成紙質的文件，并加蓋公章保存。新辦法后，不需要再打印紙質的文件，直接可以將電子會計檔案從業務中接收到檔案管理系統中。電子會計檔案可以替代紙質檔案具備法律效力。
形成：來源的變化。來源包括會計核算系統接收的、計算機中形成的等
歸檔范圍：明確了四類歸檔范圍，包括會計憑證、會計賬簿、財務會計報告、其他會計資料。
2、增加并明確了電子會計檔案的管理要求
A.將電子會計檔案加入了會計檔案的范圍。
B.規定滿足一定條件時，單位內外部接收的電子會計資料可以僅以電子形式歸檔。
C.要求電子會計檔案移交時，將電子會計檔案及其元數據一并移交。特殊格式應當與其讀取平臺一并移交。
D.電子會計檔案的銷毀管理辦法。
3、完善了會計檔案的銷毀程序
老辦法未明確銷毀前的鑒定工作和有關責任，在實際工作中，為避免風險發生，單位責任人一般不愿銷毀，大量失去保管價值的檔案占據存儲空間。新辦法增加了鑒定銷毀環節，進一步明確此環節的管理辦法。
4、明確了會計檔案出境的管理要求
對于出境的會計檔案給出明確的管理要求和辦法。
5、調整了會計檔案定期保管期限，并延長了會計檔案向單位檔案管理機構移交的期限
會計檔案的定期保管期限由原3年、5年、10年、15年、25年五類調整為10年、30年兩類。
之前保管期限存在如下問題：
A.年限太短，會存在使用年限還沒到，但保管期限已到的情況。
B.層次太多，會計業務人員管理復雜。
調整后的保管期限合并為兩類，并且明確因債權債務以及其他未了事項的會計憑證的處理辦法
意義
1、新辦法肯定了電子會計檔案的法律效力，電子會計憑證的獲取、報銷、入賬、歸檔、保管等均可以實現電子化管理，將大大推動電子憑證的在線傳遞和線上應用，為互聯網創新經濟發展提供了有力的政策支持。
2、新辦法允許符合條件的會計憑證、賬簿等會計資料不再打印紙質歸檔保存，同時要求建立會計檔案鑒定銷毀制度，完善銷毀流程，推動會計檔案銷毀工作有序開展。這種新規定將節約大量紙質，減少歸檔后保管成本，有利于促進形成綠色環保的生產方式。
3、新辦法明確將電子會計檔案納入會計檔案范圍，將大力推動電子會計數據的深度開發和利用，為決策和管理提供更具交織的會計信息。
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